Posted on: 2019-01-09

Job type: Permanent

Sector: Industry and Manufacturing

 
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Compaía multinacional industrial

Nuestro cliente es una compañía multinacional del sector industrial y estamos buscando para su filial en España (ubicada en Barcelona) una posición de Executive  Assistant – Office Manager.  

El propósito del puesto será brindar soporte directo a la Dirección General en diversos temas (administrativos, gestión de proyectos, etc.) y la supervisión del funcionamiento general de la oficina.

Entre sus principales funciones destacamos:

- Organización de agenda/viajes de la Dirección.

- Soporte a Dirección en temas administrativos generales.

- Coordinación, gestión y preparación de materiales para reuniones. Participación en las mismas, redacción de actas y seguimiento de proyectos.

- Coordinación y gestión integral de proyectos transversales con la filial y corporativo.

- Organización de eventos claves de la empresa (reunión anual, comida de Navidad, etc.)

- Colaboración en temas de Comunicación interna y con otros directores de Departamento en tema de preparación de documentos y coordinación de reuniones.

- Supervisión y gestión integral del funcionamiento  general de la oficina.

- Coordinación del servicio externalizado de recepción y atención telefónica

- Asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones, salas y equipamiento de la oficina.

- Contacto con la propiedad y gestión de incidencias.

-  Colaborar en el diseño e implementación de Políticas y Procedimientos de la Oficina

- Gestión de proveedores, compra de suministros. Control y optimización del presupuesto asignado.

- Análisis de proveedores y servicio para poder proponer alternativas y mejoras en los mismos.

 

Formación y experiencia:

- Perfil con formación universitaria/grado superior en Administración/Secretariado o similares.

- Experiencia  de al menos 4-5 años en posiciones similares, trabajando de manera directa con rol directivo y supervisando el funcionamiento de oficina.  Valoraremos positivamente la experiencia en entorno multinacional.

- Habituada/o  a trabajar con información confidencial y discreción.

- Perfil con capacidad de adaptación a entorno dinámico, cambiante y al trabajo con diferente perfiles dentro de la organización.

- Proactividad y orientación a resolución de problemas.

- Nivel alto de Castellano y Catalán. Nivel medio-alto de Inglés.

- Usuario avanzado MS Office (principalmente PowerPoint). Facilidad de adaptación a nuevas tecnologías, valoraremos conocimiento de entorno Google (Gmail, Google calendar, drive, etc.)  

 

 

Contact

Marina Testa
+34 93 415 6678
Hudson
Numancia 187, 7º, 2ª
08034 Barcelona
Spain

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Reference: ES_773668

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